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「档案知识」科技档案整理实务

更新时间:2022-11-23 10:05:47点击:

科技档案是在科技活动的真实记录,是科技活动中形成的有保存价值的各类文件材料。

科技活动是人类的基本活动,因此科技档案也是极其丰富的。如科学研究、工业产品、基本建设、设备仪器、农业、气象、水文、天文、地质、测绘、地震、环保医学.…

科技档案整理

执行标准依据:

《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T 11822-2008)《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T28—2002)《科学技术研究课题档案管理规范》(DA/T2—92)其它专门科技档案,上级有专门规定的从其规定。

敲重点!

分项目、组卷、排序

科技档案一般有产品、科研、基建、设备四大类。

特点:具有成套性。

方法:按项目形成阶段组卷、排序

产品档案

市场调研、立项设计、产品标准图纸、工艺工装、包装鉴定、检验创优质量分析

科技档案

调研、申报立项、研究、试验、总结、鉴定、报奖、推广应用

基建档案

依据性文件(可行性研究立项、审批)基础性文件(勘探、测绘、征迁、招投标)设计文件、施工文件、监理文件;竣工验收文件评奖创优文件使用维修改扩建文件

设备档案

随机文件合同发票(或复印件)开箱验收安装调试使用维护更新改造

修整编号

修整:去钉和折叠,大于A4的图纸采用手风琴"”式折叠,使标题栏外露。

注明:档号具体的编制方法,参照各单位相关档案编制说明。

下图是某基建项目档案档号编制的例子:其施工阶段的第3卷档案(项目中第104卷档案)表示为:

JJ●sbh-III-3/104

编目(卷内目录)

采用不装订方式的,将卷内目录、归档文件材料、备考表依次装入科技档案盒内保存。须每份文件材料上依次标注顺序号。

装盒及编制盒背脊

按档号顺序装盒。一般要求一盒一个案卷。

盒背脊按格式填写完整,一般要求用“牛皮纸”打印。盒的厚度根据实际装档案材料需要,2一6cm都可。

编制封面

案卷题名:编制在卷盒或软卷皮的正面

特别提示:采用软卷皮装订后装盒的,编制软卷皮的封面,档案盒可只编盒内档案的起止档号不编制封面;采用不装订方式的,要编制档案盒的封面。

编制案卷目录

编案卷目录同时,一并建立案卷级目录数据库。

案卷目录编制好后,打印出来,存入目录夹,放入检索柜备查。

案卷级目录数据库还应编著:全宗号、分类号、案卷号归档年度、起时间、止时间、总件数、密级等

排列上架

将档案按科技档案分类方案,排列上架,保证分类号之间的次序,案卷号之间的连续性,档案盒要排列整齐、美观。每类之间预留一定的空位。

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